LES MISSIONS D'UNE ASSISTANTE DE DIRECTION
Bonjour à tous et à toutes,
A compter de ce jour , nous assistantes de direction devons dire non aux préjugés, nous devons nous faire remarquer positivement, et cela à travers la maîtrise de notre poste, de nos missions, de notre raison d'être dans l'entreprise. Par conséquent, j'ai décidé de poster les principales missions d'une assistantes de direction. Ce sont des choses qui nous ont été enseignées à l'école, mais qui malheureusement sont pas mises en pratique dans l'exercice de notre métier. Elles varient d'une entreprise à une autre. Dans le détail, voici les tâches qui peuvent nous être attribuées :
Assurer la qualité du secrétariat
- En réceptionnant et filtrant les appels et les courriers,
- En constituant, mettant à jour, archivant les dossiers,
- En suivant les agendas et anticipant les besoins de réservations et la mise en œuvre des actions nécessaires,
- En organisant les réunions et manifestions en interne ou à l’extérieur,
- En fournissant une information fiable et régulière au(x) responsable(s) de service(s) et collaborateurs,
- En veillant à la confidentialité des informations,
- En analysant les résultats et proposant des voies de progrès.
Assurer le reporting de la Direction dans le respect des délais
- En recueillant et compilant les informations des services,
- En contrôlant la cohérence des éléments fournis,
- En assurant la diffusion des rapports, compte rendus, dossiers, etc
- En participant au suivi des actions.
Assurer un accueil de qualité pour l’entreprise
- En contrôlant la bonne application des procédures et leur mise à jour,
- En veillant à la prise en charge de qualité des visiteurs et des appels sur le standard,
- En alertant et participant avec le service sur des améliorations à apporter.
Assurer le développement des compétences et la motivation des collaborateurs de son équipe
- En identifiant ou contrôlant l’identification des besoins de formation,
- En participant à l’élaboration des actions de formation et en contrôlant leur efficacité,
- En animant et contrôlant l’efficacité de la communication ascendante et descendante pour obtenir l’adhésion à la stratégie et aux projets de l’entreprise et de l’unité,
- En optimisant ou contrôlant l’optimisation de la délégation et la conduite des entretiens d’évaluation,
- En élaborant ou contrôlant les propositions de mesures individuelles équitables.
Garantir l’amélioration de la productivité des collaborateurs de son équipe
- En organisant et planifiant le travail,
- En dimensionnant son équipe,
- En recherchant, proposant et organisant la mise en œuvre de méthodes de travail et d’outils efficaces,
- En contrôlant l’exigence des objectifs et des plans d’action individuels,
- En contrôlant les activités et tâches déléguées,
- Garantir l’élaboration des outils de communication, la diffusion et la qualité de l’information en interne et en externe :
- En mettant à jour et en vérifiant l’homogénéité de l’information diffusée (intranet, site internet, présentations,…)
- En diffusant les informations attendues dans les délais.
Une assistante de direction en communication en prenant note.