LES 7 ERREURS A EVITER

Emails : les sept erreurs qui ne pardonnent pas !
L'email est un moyen rapide et simple pour faire passer un message à un ensemble de personnes. Si sa rapidité lui confère un avantage certain, elle peut vite se transformer en pièges dans lesquels vous ne devez pas tomber, au risque de fausser votre message. Tour d'horizon des erreurs fréquentes à éviter absolument...

1. Mettre tous les destinataires en copie non cachée
Cette erreur peut être pardonnable en interne, mais très mal vue si vous envoyez un email à des clients ou à des prestataires. En effet, un email doit rester personnel et si vous souhaitez envoyer une copie à plusieurs personnes, veillez bien à mettre les adresses dans le champ « Cci » qui signifie « Copie conforme invisible ».

2. Un intitulé d'objet flou ou mal adapté
Votre destinataire reçoit certainement des dizaines d'emails par jour. Il doit donc faire un tri entre le plus important et ce qui peut attendre. Votre objet doit être concis et direct. Si votre email est une réponse, veillez bien à garder le « RE : » en début de l'objet afin que celui-ci attire l'attention du destinataire.

3. Adopter un ton familier
Plus convivial, l'email a tendance à faire ressortir notre familiarité. Pour démarrer un email, le « bonjour » est quasiment obligatoire et doit être suivi de « Monsieur/Madame X ». S'il est destiné à un collègue dont vous êtes proche, vous pouvez alors mettre uniquement le prénom.
Pour clôturer l'email, votre formule de politesse doit être concise et courtoise. Par exemple, vous pouvez terminer par « Cordialement » ou « Bien à vous ».

4. Utiliser des abréviations ou faire des fautes de français
Les abréviations sont à bannir, car elles renvoient une image désinvolte de vous et de l'entreprise. De plus, votre destinataire doit déployer des efforts parfois considérables pour vous comprendre. En ce qui concerne les fautes, certaines messageries intègrent un correcteur automatique pour vous éviter d'envoyer un email truffé de coquilles. Si vous ne disposez pas de cette fonction, vous pouvez prendre le temps de rédiger l'email sous Word. Toutefois, sachez que le correcteur automatique de Word n'est pas toujours très juste. Vous pouvez demander à disposer d'un correcteur type Antidote, pas très onéreux et relativement efficace.

5. User de manière abusive de l'email
Votre adresse email professionnelle sert à envoyer des messages étant en rapport avec votre activité. Il n'est jamais bien vu d'envoyer à longueur de journée des chaînes ou des vidéos amusantes. Réservez ce comportement à votre adresse personnelle, en dehors des heures de bureau, afin de ne pas déconcentrer vos collaborateurs.

6. Joindre des fichiers trop volumineux
La taille maximale des fichiers autorisés est souvent définie par l'hébergeur et dépasse rarement quelques Mo (3 ou 4 maximum). Néanmoins, un envoi régulier de fichiers volumineux risque à terme de bloquer la boîte email du récepteur, qui aura atteint son quota de stockage. Si possible, hébergez plutôt vos fichiers sur le réseau local, passez par des plateformes type « dropbox » ou « Google Drive » ou bien demandez-vous si l'envoi de ce document est indispensable.

7. Oublier la signature
Primordiale, la signature permet au destinataire de connaître précisément l'envoyeur, mais également de savoir comment le joindre en retour. La plupart des logiciels de messagerie proposent de la configurer et de l'intégrer directement à tous vos emails afin de vous éviter de la retaper à chaque fois.