ASSISTANT(E) S, OSEZ PRENDRE LA PAROLE EN RÉUNION (3)

Comme promis, voici le troisième billet consacré à la prise de parole en réunion. Après avoir traité du trac et de la préparation, je vais revenir sur le moment même de la prise de parole. Dans un prochain billet, j’évoquerai le sujet des supports de la prise de parole et notamment de la présentation PowerPoint ou utilisant d’autres logiciels.

Soigner l’introduction

Vous le savez, les tous premiers instants d’une relation sont très importants. Comme on le répète souvent : « on n’a pas deux fois l’occasion de faire une première bonne impression ». Raison de plus pour réussir son introduction.

Le grand moment est arrivé : c’est à votre tour de parler. Ne vous précipitez pas ! Si vous devez vous déplacer, gagnez tranquillement la place prévue. Avant de prendre la parole, prenez le temps de regarder votre auditoire et de lui sourire. La précipitation donnerait une impression de fébrilité.

Même si l’on a déjà présenté, présentez-vous brièvement et clairement. Tout en faisant preuve d’une certaine modestie et sans en rajouter, démontrez en quoi vous êtes qualifié pour traiter le sujet. Il s’agit d’asseoir votre légitimité vis-à-vis de l’auditoire. Tout auditoire est plus naturellement enclin à écouter l’expert du sujet.

Bonjour, je suis Sandrine KOUASSI, assistante de direction, en poste depuis 3 ans à la Direction Qualité. Je viens de terminer une enquête sur …..

Annoncer le plan est indispensable. La plupart des personnes apprécient d’avoir des repères. Elles se sentent sécurisées. Annoncer le plan permet à votre auditoire de se repérer et de suivre plus facilement votre intervention. N’ayant pas à rechercher lui-même la logique de votre discours, il peut ainsi se concentrer sur vos paroles.

Il n’est pas besoin pour cela de rentrer dans les détails. Il suffit d’annoncer les grandes étapes de votre intervention :

Je vous présenterai tout d’abord les résultats de notre enquête qualité, je vous parlerai ensuite de l’expérience très intéressante de notre agence de Bouaké, je terminerai enfin par le plan d’actions que le comité de pilotage a validé.

Précisez également la durée de votre intervention et efforcez-vous de la respecter.

Pour susciter l’intérêt de l’auditoire, vous pouvez commencer par un exemple, un chiffre clé, une question, une touche d’humour, un témoignage.

Savez-vous combien les retours qualité coutent chaque jour à notre entreprise ?

Réussir le développement

Créez et maintenez le contact avec votre auditoire et pour cela regardez-le. Il est important de regarder tout le monde et pas seulement les personnes qui vous sourient. Il faut balayer la salle du regard avec naturel. Soyez attentif aux réactions des personnes.

Ne lisez pas vos notes, ni vos transparents. Pour regarder vos transparents, utilisez l’écran de votre ordinateur. Vous éviterez ainsi de tourner le dos à votre auditoire. Utilisez un Power Point « léger ». 150 diapositives bourrées de texte et de chiffres ne peuvent que provoquer la somnolence. Rappelez-vous que le diaporama n’est que le support de la prise de paroles. La vedette, c’est vous, pas votre Power Point.

Ne parlez pas trop vite. Parlez assez fort et sachez varier le ton de votre voix.

Ponctuez votre discours avec des gestes accompagnateurs, sans excès toutefois. Trop de gestes finissent par distraire l’attention de l’auditoire. Sans en faire une obsession, évitez de tripoter en permanence votre alliance, votre montre ou de jouer avec un élastique ou un trombone.

Fournissez des repères à votre auditoire, il vous suivra plus facilement :

Il y a trois points de vue à prendre en compte. Le premier…

L’auditoire, averti des trois points de vue, les attend et mémorise mieux de que vous dites.

De la même manière, lorsque vous avez terminé une partie, annoncez clairement la transition :

Voici pour les résultats de notre enquête qualité, je vais donc vous parler de l’expérience que notre agence de Bouaké a conduite depuis 6 mois sur le sujet de ….

Si vous distribuez des documents, ne les donnez pas au début de l’intervention, les participants seront tentés de les feuilleter et ne vous écouterons plus.

Soigner la conclusion

L’auditoire retient principalement ce qui est dit au début et à la fin de l’intervention. Il est donc important de faire une vraie conclusion :

• Ÿ En rappelant les points importants, pour synthétiser l’essentiel de votre discours,
• Ÿ En énonçant un message fort.

Je vous ai donc parlé de …. Ce qu’il faut retenir, c’est …..

Remerciez votre auditoire et surtout…. ne concluez pas par « voila » !

Traiter les problèmes techniques avec flegme

En dépit de votre bonne préparation, l’incident se produit : le vidéo projecteur refuse de fonctionner, les rideaux ne se ferment pas bien : impossible de faire le noir, vous ne retrouvez pas un document sur votre micro-ordinateur, la vidéo refuse de démarrer, etc, etc. Les sources d’incidents ne manquent pas.

Pas de panique, sachez garder votre calme. La façon dont vous réagirez face à l’incident aura plus d’importance pour votre public que l’incident lui-même.

S’il s’agit d’un détail minime que l’auditoire ne peut pas remarquer, ne le mentionnez même pas. Ne dites pas : « j’aurais aimé pouvoir vous montrer ces photos ». Puisque vous ne pouvez pas le faire, inutile de susciter des déceptions.

S’il s’agit d’un incident plus important et que l’auditoire peut remarquer, traitez-le avec calme et humour. Respirez profondément, attendez que le technicien vienne remettre les choses en état. Si le technicien ne peut pas remettre le matériel en l’état, improvisez et faites sans. Votre auditoire n’en sera que plus bienveillant.

Vos avis sur le sujet ?