L'IMPORTANCE DE L'ASSISTANT DE DIRECTION DANS UNE ORGANISATION

L'assistant de direction est le collaborateur direct d’un cadre supérieur. Il joue un rôle fondamental dans la bonne marche de l’entreprise à laquelle il appartient. Ses compétences techniques lui permettent d’organiser et d’encadrer le travail administratif dont il a la charge. Le métier s’exerce en étroite collaboration avec le supérieur hiérarchique.

Ses tâches sont complexes et diversifiées :
– Effectuer des travaux classiques de secrétariat : classer, préparer les dossiers, réceptionner le courrier, recevoir, filtrer et transmettre les communications téléphoniques, rassembler et mettre en forme (tableaux de bord, graphiques) les différents travaux de secrétariat du service ;
– Assurer, à la demande du hiérarchique, la totalité du traitement d’informations particulières (frappe, mémorisation sur ordinateur, diffusion...) ;
– Organiser des réunions, des conférences, y participer, en rédiger le compte rendu ;
– Répondre au courrier reçu, rédiger des lettres de caractère commercial ou technique, ou toute correspondance de même nature ;
– Dactylographier et rédiger du courrier en langue étrangère ;
– Établir, en sténographie ou par d’autres moyens, des procès-verbaux d’assemblées législatives, d’audiences de tribunaux ou d’autres débats ;
– Gérer matériellement les contacts de son responsable hiérarchique : rendez-vous, réunions, déplacements ; gérer son planning ;
– Trier, parmi les informations et les documents émanant des différents services de l’entreprise ou de l’extérieur, ceux qui sont nécessaires au travail du cadre supérieur qu’il assiste ;
– Transmettre aux différents services les instructions du supérieur ;
– Examiner des demandes de réunion, programmer et organiser des réunions et des voyages pour le chef de l’unité et d’autres membres du personnel ;
– Aider le chef de l’unité à organiser la réception et le séjour de visiteurs extérieurs ou de membres du personnel ;
– Éventuellement, en l’absence de son chef, se substituer à celui-ci et expédier les affaires courantes.

Les horaires sont généralement réguliers, mais les responsabilités assumées peuvent contraindre le secrétaire à des horaires irréguliers ; il peut même être amené à voyager. Le secrétaire de direction disposait jusqu’à présent d’un bureau personnel. Mais le tandem un cadre-un secrétaire est en voie de disparition et la situation tend à évoluer vers des formules de secrétariat groupé, en particulier sous la forme d’un groupe de secrétaires polyvalents pour un groupe de cadres.