ASSISTANT(E)S, OSEZ PRENDRE LA PAROLE EN RÉUNION (2)

Les assistant(e)s prennent aujourd’hui plus souvent la parole lors des réunions. Quand on n’a pas l’habitude de s’exprimer en public, l’exercice ressemble parfois à un vrai challenge.

Moi-même, ancienne timide qui s’est améliorée, il m’arrive très souvent de parler en public. Alors que je le redoutais autrefois, c’est pour moi aujourd’hui un véritable plaisir. Avec mes conseils, j’espère vous donner envie de vous lancer.

Dans un précédent post, j’ai évoqué le problème du trac et donné des pistes pour y faire face. Dans ce billet, je souhaite insister sur l’importance de la préparation dans la réussite de la prise de parole. Dans ma prochaine publication, je vous donnerai des conseils pour la prise de parole elle-même et pour la réalisation de votre Power Point.

Les bonnes questions à se poser

Quelle que soit votre bonne connaissance du sujet, je vous invite à commencer par une analyse de la situation. Quelques questions vous guideront dans votre préparation. Comme toujours, quand il s’agit de communiquer, la prise en compte de l’interlocuteur (des interlocuteurs en l’occurrence) est fondamentale.

• Votre auditoire
  • De qui s’agit-il ?
  • Quelles peuvent être ses attentes vis-à-vis de moi ?
  • Comment peut-il me percevoir ? Me voit-il comme légitime pour parler de ce sujet ?
  • Que sait-il du sujet ?
• Le sujet
  • Ce sujet est-il d’actualité pour l’auditoire ?
  • Quel est l’intérêt du sujet pour cet auditoire en particulier ?
  • Qu’est-ce qui peut rendre intéressant ce sujet pour l’auditoire ?
• Le contexte :
  • Quel est le contexte de mon intervention ?
  • Le contexte est-il favorable à mon intervention ?
  • Mon sujet est-il d’actualité en fonction de ce contexte ?

Un sujet peut paraitre peu intéressant, car plus d’actualité ou ne concernant pas votre public.

Déterminer son objectif

L’objectif de votre prise de parole n’est pas votre sujet. Le sujet, c’est ce dont vous allez parler. On peut aborder un sujet de différentes manières. L’objectif, c’est ce que vous cherchez à obtenir :

• ce que l’auditoire doit retenir,
• ce qu’il doit faire,
• ce qu’il doit penser.

Il ne faut donc pas se focaliser sur ce que nous savons sur le sujet et avons envie d’en dire, mais bien sur votre objectif.

Soigner l’introduction

L’introduction doit être brève : 5 à 10% du temps total, mais elle est capitale, car elle donnera le ton de la présentation. Vous devez dès le départ captiver l’attention de votre auditoire. C’est la seule partie de la présentation qu’il faille apprendre par cœur.

• Présentation de vous-même. Il s’agit de mettre en valeur votre légitimité d’orateur. Il faut donc se situer, même si on pense que tout le monde sait qui on est et pourquoi on est là. Pourquoi je vous parle de ce sujet ? (ce que je sais, ce que j’ai vécu, testé, ce que je connais, ce dont j’ai envie, ce qui me passionne).
• Présentation du sujet. L’objectif est de mettre en valeur l’intérêt du sujet : actualité, pertinence, intérêt et importance. Et surtout en quoi il concerne l’auditoire et en quoi il est actuel.
• Annonce du plan et des modalités (temps de parole, organisation des échanges).

Le développement

Organisez le développement en 2 ou 3 parties équilibrées, centrées autour de vos idées-clés. Faites des conclusions partielles et soigner les transitions entre les parties.

La conclusion

Elle est importante également, car votre auditoire restera sur l’impression des mots prononcés lors de la conclusion.

• Résumer le cœur du message
• Conclure par une affirmation ou une question
  • Ÿ En résolvant un problème ou en en posant un autre
  • Ÿ En proposant une action ou une réflexion
  • Ÿ En ouvrant un débat

Ne terminez pas votre intervention par « voilà », mais plutôt par « merci de m’avoir écouté ».